Manter vencimentos em dia é essencial para qualquer operação empresarial, mas ainda assim muitas empresas cometem os mesmos erros — repetidamente. E não estamos falando apenas de pequenos deslizes: esses erros comprometem prazos, aumentam custos, geram retrabalho e abrem espaço para riscos jurídicos e financeiros sérios.
Se você quer evitar tudo isso, este post é para você.
🚨 1. Centralizar o controle em uma única pessoa
A gestão de vencimentos muitas vezes fica nas mãos de uma única pessoa. Isso cria um gargalo de informação e, em casos de ausência, férias ou desligamento, toda a operação fica vulnerável.
Como evitar: Utilize sistemas que permitem multiusuários com controle de acesso, como o Vencez.com. Assim, o conhecimento e as responsabilidades são compartilhados de forma segura.
⚠️ 2. Confiar exclusivamente em planilhas
Planilhas são ferramentas úteis, mas não foram feitas para controle de prazos recorrentes, múltiplos tipos de vencimentos e notificações automatizadas. Elas dependem da disciplina do usuário e estão sujeitas a erros manuais.
Como evitar: Adote um sistema feito para esse fim. Um painel com visão clara, alertas programáveis e histórico de atividades faz toda a diferença.
🕒 3. Receber lembretes tarde demais
Receber o aviso de vencimento no dia ou na véspera do prazo muitas vezes é tarde demais. O problema não é a falta do lembrete, mas a antecedência dele.
Como evitar: Utilize sistemas que ofereçam múltiplos prazos de notificação (como o Vencez, com até 180 dias antes do vencimento), para que você possa agir com tempo e planejamento.
🔕 4. Não integrar o time ao processo
Quando apenas uma área recebe as notificações, outras partes da empresa ficam no escuro. Isso gera retrabalho e falhas de comunicação.
Como evitar: Compartilhe notificações com diferentes áreas usando grupos personalizados, como “Jurídico”, “Financeiro” ou “Operações”. Cada grupo recebe só o que é relevante para ele.
📤 5. Não registrar tudo em um só lugar
Muitas empresas deixam parte das informações em e-mails, parte em planilhas e outra parte em documentos físicos. Isso torna a gestão descentralizada e propensa a falhas.
Como evitar: Utilize um sistema que permita anexar arquivos, adicionar observações e categorizar tudo em um só local.
📉 6. Ignorar o histórico de atividades
Não saber quem fez o quê, quando e por que é uma falha que impede o rastreio de erros e compromete a transparência.
Como evitar: Prefira sistemas com registro completo de atividades. Isso facilita auditorias internas e cria um histórico confiável.
🧩 7. Usar soluções que não escalam
Um sistema improvisado até pode funcionar com 10 ou 20 vencimentos. Mas e quando sua empresa tiver 200, 500 ou 1.000 itens para gerenciar?
Como evitar: Escolha ferramentas que crescem com seu negócio. O Vencez.com, por exemplo, tem clientes com mais de 1.100 contratos gerenciados — e total controle sobre todos.
✅ Conclusão
Evitar esses 7 erros pode transformar completamente a forma como sua empresa lida com prazos. Mais que manter vencimentos em dia, é sobre organização, previsibilidade e segurança.
Se você já identificou algum desses problemas na sua rotina, agora é o momento ideal para agir. O Vencez.com foi criado exatamente para resolver isso — e você pode testar gratuitamente.
