Introdução
Se a sua empresa cuida de documentos de terceiros — como certificados digitais, licenças sanitárias ou autorizações — então sabe que perder um vencimento não é só um problema interno. É um prejuízo direto para o seu cliente… e uma possível crise de confiança para sua empresa.
Neste artigo, você vai conhecer como um de nossos clientes transformou a forma de gerenciar prazos críticos para os clientes dele — e passou a operar com muito mais segurança, previsibilidade e profissionalismo.
O desafio de gerenciar vencimentos de terceiros
Imagine lidar com diversos tipos de documentos sensíveis, com datas de renovação diferentes, exigências específicas e consequências sérias se algo passar despercebido.
Esse era o desafio dessa empresa, que oferece serviços contínuos para vários clientes e precisa manter em dia:
- Certificados digitais (como o A1), que expiram em poucos meses e travam operações fiscais.
- Licenças sanitárias, exigidas por órgãos reguladores para manter empresas em funcionamento.
- Outros documentos regulatórios que precisam estar sempre válidos.
Mesmo com controle interno, o uso de planilhas e calendários compartilhados não dava conta do recado. Sempre havia o risco de uma notificação atrasada ou esquecida — e isso significava correr contra o tempo para renovar um certificado ou evitar uma penalidade ao cliente.
A solução: centralização e alertas automáticos
Ao adotar o Vencez.com, a empresa passou a gerenciar todos os vencimentos dos clientes em um só lugar, com:
- Grupos organizados por cliente, facilitando a separação e o acesso aos dados.
- Notificações programadas com antecedência personalizada: 180, 120, 90, 60, 30, 15, 7, 3, 1 dia antes, além do dia do vencimento.
- Alertas enviados a vários responsáveis ao mesmo tempo, evitando falhas individuais.
- Registro de histórico, comentários e arquivos anexos a cada item, o que facilita auditorias ou consultas futuras.
O Vencez.com virou uma extensão da operação da empresa, permitindo que ela ofereça um serviço mais confiável e profissional aos seus clientes.
Resultados conquistados
- Zero vencimentos esquecidos desde a implantação.
- Redução significativa de retrabalho e urgências.
- Mais tranquilidade para a equipe, que agora trabalha com previsibilidade.
- Maior credibilidade junto aos clientes, por prestar um serviço com atenção real ao que importa.
Conclusão
Se você gerencia prazos em nome de outras empresas, sabe que não pode errar. Um simples esquecimento pode comprometer toda uma relação comercial.
Usar um sistema como o Vencez.com te permite prevenir problemas antes que eles surjam e oferecer um serviço muito mais valioso. Afinal, cuidar de documentos com responsabilidade é também cuidar da confiança que o cliente deposita em você.
